Privéauto zakelijk gebruiken: Is 23 cent per kilometer nog wel rendabel?

Stel je voor: je hebt een prachtige auto op de oprit. Misschien een Tesla Model 3, een BMW i4 of die ene gave Porsche Taycan die je altijd al wilde.

Je rijdt er privé in, maar af en toe ook voor je bedrijf. Een klant bezoeken, materiaal ophalen, woon-werkverkeer. Je wilt dit netjes regelen en vraagt je af: is die €0,23 per kilometer die ik mag declareren eigenlijk nog wel een goede deal?

Vooral met de stijgende brandstofprijzen en de enorme waardevermindering van elektrische auto's?

Laten we dit eens echt doornemen, zonder ingewikkelde termen.

Zakelijk rijden en inkomstenbelasting

Het idee van de €0,23 vergoeding is simpel: de Belastingdienst wil niet dat je elk moer en boutje van je auto apart gaat aftrekken. Dat is een administratieve nachtmerrie.

Dus bieden ze een forfaitaire, een vaste vergoeding per zakelijke kilometer. In 2024 is dat dus €0,23.

Dit bedrag mag je van je winst aftrekken, wat je belastingdruk verlaagt. Klinkt mooi, maar het is een vergoeding, niet de werkelijke kostprijs. De truc zit hem in de definitie van 'zakelijk'.

De Belastingdienst is hier best soepel, met een belangrijke uitzondering. Woon-werkverkeer telt gewoon als zakelijke kilometers.

Dus woon je 50 kilometer van je kantoor? Dan mag je die 100 kilometer per dag aftrekken. Dat is een leuk voordeel. Je betaalt hierover geen bijtelling, want je gebruikt je privéauto voor de rit.

De vergoeding is bedoeld om je brandstof, slijtage en verzekering te dekken.

Maar, en dit is een cruciaal punt, je kunt niet alles claimen. De €0,23 is een totaalpakket. Je mag dus niet apart nog je parkeerkosten, tol of een dure onderhoudsbeurt aftrekken.

Vergoeding voor de zakelijke kilometers

Zit je in een dure lease-auto, dan is dit bedrag waarschijnlijk een schijntje vergeleken met je werkelijke kosten. Zit je in een zuinige elektrische auto die je thuis oplaadt?

Dan kan het zomaar zijn dat je er zelfs op vooruitgaat. De €0,23 per kilometer is een maximum. Je mag het ook lager vaststellen, bijvoorbeeld als je weet dat je kosten lager zijn.

Maar in de praktijk declareer je vaak het maximum. Stel je rijdt 15.000 kilometer per jaar zakelijk.

Dan kom je op een totale vergoeding van €3.450. Dat is een mooie extra aftrekpost op je winst.

Als ondernemer in de hoogste belastingschijf scheelt je dat al gauw zo'n €1.500 aan inkomstenbelasting. Dat is een leuk bedrag. Het is belangrijk om te snappen dat dit een onkostenvergoeding is.

Het is geen loon. Je hoeft er dus geen loonheffing over af te dragen.

Het geld belandt rechtstreeks in je bedrijfsresultaat. Dit werkt hetzelfde voor een DGA (Directeur-Grootaandeelhouder) en een ZZP'er. De regels zijn identiek. Het enige verschil is dat een DGA dit vaak via de salarisadministratie regelt, terwijl een ZZP'er het gewoon bij de winstoptelling optelt.

Een veelgemaakte fout is het vergeten van de rittenregistratie. Zonder sluitende administratie kan de Belastingdienst de aftrek weigeren.

Zorg dat je een app gebruikt of een Excel-sheet bijhoudt. Noteer ritdatum, start- en eindbestemming, en het aantal kilometers. Handmatig is een crime, maar met de juiste tools heb je dit zo op orde.

Btw over onderhoud en gebruik aftrekbaar

Dit is essentieel voor zowel de inkomstenbelasting als voor de btw-aftrek. Hier wordt het interessant voor de autoliefhebber.

Stel je zakelijke auto is je privé-eigendom. Dan mag je de btw over aanschaf, onderhoud, brandstof en parkeren niet aftrekken. Logisch, want je auto is privé.

Echter, als je zakelijke kilometers rijdt, mag je wél de btw over die kilometers terugvragen. De Belastingdienst geeft je hier een standaard percentage voor.

Over de €0,23 mag je 21% btw aftrekken. Dat is €0,0483 per kilometer.

Als je dus 15.000 zakelijke kilometers rijdt, mag je €724,50 aan btw terugvragen. Dat is een leuke bonus. Je moet dan wel een correcte rittenadministratie bijhouden.

Zonder ritregistratie mag je deze btw namelijk niet claimen. De Belastingdienst controleert hier streng op.

Een simpele app op je telefoon die automatisch je ritten logt, is je beste vriend. Er is een andere optie: de auto zakelijk maken. Rijd je meer dan 90% zakelijk? Dan mag je de auto op de bedrijfsbalans zetten.

Dan mag je wél de volledige btw over aanschaf en onderhoud aftrekken.

Wel moet je dan een bijtelling voor privégebruik betalen. Dat is vaak voordeliger als je bijna alleen zakelijk rijdt. Rijd je minder dan 10% zakelijk?

Bereken zakelijke kilometers

Dan blijft de auto privé en kun je alleen de km-vergoeding gebruiken. Het is verleidelijk om te gokken, maar reken het eens echt door.

Neem je huidige auto. Pak de leaseprijs, de brandstofkosten of de stroomrekening. Vergelijk dit met de €0,23.

Een luxe SUV met een leaseprijs van €1.200 per maand kost je al snel €0,60 per kilometer. Als je die zakelijk rijdt, krijg je maar €0,23 vergoed.

Je loopt dus €0,37 per kilometer mis. Dat telt flink op.

Kijk je naar een elektrische auto, dan wordt het plaatje anders. Stel je laadt thuis voor €0,23 per kWh. Je auto verbruikt 18 kWh per 100 km.

Je energiekosten zijn dan €0,041 per km. De vergoeding van €0,23 dekt dit ruimschoots.

Je houdt zelfs over voor afschrijving en verzekering. Elektrisch rijden kan, zeker met fiscaal voordeel zoals MIA en VAMIL, de zakelijke kilometervergoeding veel interessanter maken. Denk ook aan de zero-emissiezones. Per 1 januari 2025 mogen veel gemeenten brandstofauto's weren in het centrum.

Rijd je zakelijk naar klanten in Amsterdam of Utrecht? Dan wordt een elektrische auto of hybride ineens een must.

De €0,23-vergoeding is dan je enige manier om deze kosten te dekken als je privé bezit. Een reden om je fiscale positie te heroverwegen.

De keuze: privé of zakelijke auto?

Je hebt drie hoofdkeuzes. Optie A: je houdt je auto 100% privé en declareert alleen de kilometervergoeding.

Dit is het makkelijkst. Je hebt geen rompslomp met bijtelling of afschrijving op de zaak.

Ideaal voor de beginnende ondernemer of als je weinig zakelijke kilometers rijdt. Je auto blijft je eigen bezit. De Belastingdienst ziet het als privévermogen.

Optie B: je auto wordt een 'auto van de zaak'. Dit is aantrekkelijk als je meer dan 90% zakelijk rijdt. Je mag dan alle autokosten aftrekken en de btw terugvragen. Wel betaal je bijtelling voor het privégebruik. Wil je weten wat voor jou de beste keuze is als DGA?

De bijtelling hangt af van de uitstoot en de cataloguswaarde. Dit is vaak de keuze voor leaserijders en ondernemers met een vaste rit.

Optie C: de '90%-grens' net niet halen. Rijd je 85% zakelijk?

De 90% regel en de kilometeradministratie

Dan is de auto privé, maar mag je de kosten die specifiek voor de zakelijke ritten zijn gemaakt, aftrekken. Dit is complex. Je moet dan een sluitende rittenadministratie bijhouden en de kosten splitten. De kilometervergoeding is vaak makkelijker en voordeliger.

De 90%-grens is een heilige graal in fiscaal autoland. Rijd je in een kalenderjaar meer dan 90% zakelijk?

Dan mag je de auto op de balans zetten. Dit betekent dat je de volledige afschrijving, rente, verzekering en brandstof mag aftrekken. Zo verwerk je een financial lease contract op de balans van je onderneming, waardoor de auto een bedrijfsmiddel wordt.

De Belastingdienst controleert dit streng. Je moet een waterdichte ritregistratie hebben.

Een waterdichte ritregistratie betekent: datum, startplaats, eindplaats, kilometerstand en reden van de rit.

Ook de privéritten moet je bijhouden. Alleen dan kan je aantonen dat je inderdaad meer dan 90% zakelijk rijdt. Apps zoals MileBee of Autotelex zijn hier handig voor.

Ze maken het bijhouden bijna automatisch. Dit voorkomt discussies met de fiscus. Let op: woon-werkverkeer telt mee voor de 90%! Veel ondernemers vergeten dit.

Als je 30 kilometer van je kantoor woont en 220 werkdagen rijdt, heb je al 13.200 zakelijke kilometers.

Tel hier je klantbezoeken bij op en je zit vaak ruim over de 90%. Dit maakt de overstap naar een auto van de zaak vaak makkelijker dan je denkt.

Elektrisch rijden en de toekomst

De wereld van bijtelling verandert snel. In 2024 en 2025 is de bijtelling voor volledig elektrische auto's