Zakelijk elektrisch rijden: de impact op de CO2-rapportageplicht (WPM)
Stel je voor: je rijdt in een gloednieuwe elektrische lease-auto, misschien wel een Porsche Taycan of een Mercedes EQS, en je bedrijf moet opeens gaan rapporteren over de CO2-uitstoot van al je medewerkers.
Vanaf 1 juli 2024 is het zover: de CO2-rapportageplicht voor woon-werkverkeer gaat in. Dit is niet zomaar een nieuwe regel; het is een flinke verandering voor elk bedrijf met meer dan 100 werknemers. Het doel?
Nederland moet in 2030 minimaal 1,5 megaton CO2 minder uitstoten. En jij als ondernemer speelt hier een cruciale rol in. Dit gaat over meer dan alleen een formulier invullen; het gaat over de toekomst van mobiliteit en jouw verantwoordelijkheid.
Wie moet rapporteren?
De nieuwe regel is helder: als je bedrijf meer dan 100 werknemers telt, moet je rapporteren over het woon-werkverkeer. Dit is een nationale wet, niet een Europese, en hij treedt in werking op 1 juli 2024.
De eerste rapportage moet je uiterlijk 30 juni 2025 indienen over het jaar 2024.
Voor wie geldt de rapportageverplichting?
Het klinkt simpel, maar de details maken het ingewikkeld. De plicht geldt voor organisaties met een hoofdkantoor in Nederland en meer dan 100 werknemers. Denk aan grote bedrijven, maar ook aan non-profit organisaties en overheden.
Het doel is simpel: inzicht krijgen in de CO2-uitstoot van woon-werkverkeer en zakelijke ritten, zodat er gericht maatregelen genomen kunnen worden. Dit sluit aan bij het Nederlandse Klimaatakkoord van 2019, dat een reductie van 49% CO2 in 2030 nastreeft. Nederland gaat zelfs verder dan de EU-doelstelling van 40% en mikt op 55%. Er staat een wijziging gepland voor januari 2027.
Voorgenomen wetswijziging
Dan worden organisaties met 100 tot 250 werknemers mogelijk vrijgesteld van de rapportageplicht.
Voor nu, en de komende jaren, moet je je gewoon houden aan de 100-werknemers-grens. Houd de ontwikkelingen in de gaten, want dit kan impact hebben op je lange-termijnstrategie.
Hoe wordt bepaald of een organisatie 100 werknemers heeft?
De telling is gebaseerd op het gemiddelde aantal werknemers over het voorgaande kalenderjaar. Je telt dus niet het exacte aantal op 1 januari, maar het gemiddelde over heel 2023 voor de rapportage in 2025. Dit geeft een realistisch beeld van je organisatiegrootte.
Het is slim om nu al je administratie op orde te brengen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Wanneer is iemand 'een werknemer'?
Een werknemer is iemand met een contract voor minimaal 20 uur betaald werk per maand. Dit zijn je vaste medewerkers, maar ook degenen met een deeltijdcontract die aan die 20 uur komen. Het gaat om de feitelijke arbeidsrelatie, niet om de contractvorm.
Zorg dat je deze gegevens nauwkeurig bijhoudt, want fouten tellen snel op. Nee, uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp'ers tellen niet mee als werknemer voor de rapportageplicht.
Tellen uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp'ers ook mee als werknemer?
Ze vallen buiten de telling, zelfs als ze regelmatig op je locatie werken.
Dit is een veelgemaakte fout, dus check dubbel of je ze per ongeluk meerekent. Alleen je eigen payroll-medewerkers tellen mee.
Welke gegevens rapporteren?
De rapportageplicht vraagt om specifieke data over je vloot en het woon-werkverkeer. Je moet per vervoermiddel en brandstoftype gegevens aanleveren.
Dit klinkt technisch, maar het is bedoeld om een helder beeld te krijgen van de CO2-uitstoot. Als je lease-auto's aanbiedt, zoals luxe elektrische modellen, heb je hier een voordeel: lagere uitstoot en minder administratie. Je moet het aantal werknemers per vervoermiddel rapporteren: auto, trein, fiets, etc.
Welke gegevens moet ik invullen voor de rapportageverplichting?
Ook het brandstoftype is belangrijk: benzine, diesel, elektrisch, waterstof. Voor elke werknemer vul je in hoe ze reizen en hoe ver.
Bijvoorbeeld: 50 werknemers rijden elektrisch met een lease-auto van LeasePlan, 30 nemen de trein, en 20 fietsen. Ontdek bij zakelijk leasen en de werkkostenregeling hoe je dit fiscaal slim aanpakt. Gebruik de handreiking van de Rijksoverheid, want dat voorkomt boetes en gedoe.
Waarom moet ik de gegevens verdelen per vervoermiddel en brandstoftype?
De verdeling helpt om specifieke CO2-uitstoot te berekenen. Elektrische auto's stoten minder uit dan benzineauto's, dus je rapportage laat zien waar je kunt verduurzamen.
Bijvoorbeeld: een Mercedes EQS stoot 0 g/km uit, terwijl een diesel SUV 150 g/km kan halen.
Door dit per type te rapporteren, krijg je inzicht in je impact en kun je gericht overstappen op elektrisch rijden. Arval biedt hier een oplossing via Arval Mobility Link, waarmee je data automatisch kunt verzamelen en rapporteren.
Praktische impact voor je bedrijf
Deze rapportageplicht verandert hoe je naar mobiliteit kijkt. Het is niet alleen een administratieve taak; het is een kans om je vloot te verduurzamen.
Elektrisch rijden wordt steeds aantrekkelijker, zeker voor zakelijke lease. Denk aan luxe modellen zoals de Audi e-tron of de BMW iX, die niet alleen comfortabel zijn, maar ook je CO2-voetafdruk verlagen. Je kunt nu al beginnen met het verzamelen van data, bijvoorbeeld door medewerkers te vragen naar hun vervoerswijze en brandstof.
Stel je voor dat je 150 werknemers hebt en 50% rijdt elektrisch.
Je rapportage laat zien dat je uitstoot daalt, wat goed is voor je imago en voor de wet. Als je nog geen elektrische lease aanbiedt, overweeg dan de overstap. Prijzen voor elektrische lease-auto's variëren: een Tesla Model 3 lease je al vanaf €600 per maand, terwijl een Porsche Taycan rond de €1.200 per maand ligt. Arval en LeasePlan bieden pakketten aan inclusief onderhoud en laadvoorzieningen, wat het makkelijker maakt.
Stappenplan om op tijd te zijn
Begin nu met voorbereiden, want 30 juni 2025 komt sneller dan je denkt. Verzamel gegevens over je werknemers en hun vervoer.
- Check het aantal werknemers: gemiddeld over 2023, minimaal 20 uur per week.
- Vraag medewerkers naar hun vervoerswijze en brandstof; doe dit anoniem als dat helpt.
- Verdeel de data per vervoermiddel en type, zoals auto (elektrisch/benzine), trein, fiets.
- Gebruik de handreiking van de Rijksoverheid voor de juiste format.
- Test je rapportage voor 30 juni 2025 om fouten te voorkomen.
Gebruik tools zoals Arval Mobility Link om data te automatiseren. Vraag je HR-team om hulp bij het tellen van werknemers en het uitsluiten van uitzendkrachten. Met deze stappen ben je klaar voor de rapportage en verlaag je meteen je CO2-uitstoot door te kiezen voor elektrisch rijden.
Tips voor soepele rapportage
Start op tijd met gegevensverzameling; vraag medewerkers naar vervoerswijze en brandstof. Let op: zzp'ers tellen niet mee, maar houd rekening met de impact van de afbouw van de bpm-vrijstelling voor ondernemers als ze regelmatig op locatie werken en invloed hebben op je totale uitstoot.
Gebruik de handreiking van de Rijksoverheid voor correcte rapportage. Vermijd fouten, zoals het verwarren van de rapportagedatum (30 juni) met de ingangsdatum (1 juli). En neem geen zzp'ers per ongeluk mee in de telling.
"Elektrisch rijden is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor je bedrijfsimago en portemonnee. Begin nu, en je bent straks de concurrentie voor."
Als je vragen hebt, overweeg dan professioneel fiscaal advies. Financial lease voor elektrische auto's kan fiscale voordelen bieden, zoals aftrekposten voor zakelijke kilometers.
Dit helpt niet alleen bij de rapportage, maar ook bij je totale kosten.